Control de Inventario para Pequeños Negocios: Guía Práctica

El control de inventario es uno de los mayores retos para los pequeños negocios. Un mal manejo puede significar pérdidas por mermas, robos, caducidades o simplemente por no tener lo que el cliente busca.

¿Por qué es importante el control de inventario?

Un buen control de inventario te permite:

Saber exactamente qué tienes disponible

Evitar quedarte sin productos populares

Reducir pérdidas por caducidad o deterioro

Identificar robos o mermas

Tomar mejores decisiones de compra

Métodos de control de inventario

1. PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)

El método más recomendado para productos perecederos. Lo primero que entra es lo primero que se vende.

Ideal para: Abarrotes, farmacias, alimentos

2. UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)

Lo último que entra es lo primero que sale. Menos común pero útil en ciertos contextos.

Ideal para: Productos no perecederos con precios estables

3. Promedio ponderado

Se calcula un costo promedio de todo el inventario. Simplifica la contabilidad.

Ideal para: Negocios con muchos productos similares

Pasos para implementar un buen control

Paso 1: Haz un inventario inicial

Antes de implementar cualquier sistema, necesitas saber qué tienes. Cuenta todo:

Productos

Cantidades

Ubicaciones

Costos

Fechas de caducidad (si aplica)

Paso 2: Categoriza tus productos

Organiza tu inventario en categorías lógicas:

Por tipo de producto

Por proveedor

Por rotación (alta, media, baja)

Por margen de ganancia

Paso 3: Establece mínimos y máximos

Para cada producto define:

Punto de reorden: Cantidad mínima antes de pedir más

Stock máximo: Cantidad máxima a mantener

Cantidad a ordenar: Cuánto pedir cada vez

Paso 4: Implementa un sistema

Puede ser:

Manual (hojas de cálculo) - Para negocios muy pequeños

Software especializado - Recomendado para la mayoría

Sistema POS con inventario integrado - La mejor opción

Paso 5: Haz conteos periódicos

No confíes ciegamente en el sistema. Realiza:

Conteos cíclicos: Una sección diferente cada día/semana

Inventarios físicos completos: Al menos cada 3-6 meses

Errores comunes en el control de inventario

No registrar todas las entradas y salidas

Cada movimiento debe registrarse: ventas, devoluciones, mermas, autoconsumo.

No ajustar diferencias

Cuando encuentres diferencias entre el sistema y el físico, investiga y ajusta.

Comprar sin analizar datos

Usa los datos de tu sistema para decidir qué y cuánto comprar.

Ignorar productos de baja rotación

Los productos que no se venden ocupan espacio y capital. Identifícalos y actúa.

Indicadores clave para monitorear

Rotación de inventario

Cuántas veces se renueva tu inventario al año. Mayor rotación generalmente es mejor.

Fórmula: Costo de ventas / Inventario promedio

Días de inventario

Cuántos días en promedio dura tu inventario antes de venderse.

Fórmula: 365 / Rotación de inventario

Merma

Porcentaje de inventario perdido por robos, daños, caducidad, etc.

Benchmark: Menos del 2% es aceptable

Cómo WinCaja facilita el control de inventario

WinCaja incluye herramientas poderosas para control de inventario:

Alta rápida de productos con código de barras

Alertas de stock bajo automáticas

Kardex para rastrear movimientos

Reportes de rotación y productos sin movimiento

Ajustes de inventario con motivos y auditoría

Manejo de caducidades para productos perecederos

Conclusión

El control de inventario no tiene que ser complicado. Con las herramientas correctas y buenos hábitos, puedes reducir pérdidas y mejorar la rentabilidad de tu negocio.

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